Việc thuê nhà xưởng là bước đi quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp trong quá trình mở rộng sản xuất hoặc thiết lập cơ sở mới. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ các thủ tục và quy định pháp lý liên quan, doanh nghiệp có thể gặp phải không ít rắc rối trong quá trình vận hành. Trong bài viết này, KTG Industrial sẽ hướng dẫn chi tiết từ A-Z về thủ tục và hợp đồng thuê nhà xưởng, giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị, tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro pháp lý.
Hợp đồng thuê nhà xưởng và những điều cần nắm rõ
Hợp đồng cho thuê nhà xưởng là cơ sở pháp lý đảm bảo quyền và nghĩa vụ giữa các bên, đồng thời giúp hạn chế những tranh chấp phát sinh trong suốt thời gian thuê. Dưới đây là những thông tin mà doanh nghiệp cần lưu ý khi lập hợp đồng thuê nhà xưởng:
Căn cứ pháp lý điều chỉnh hợp đồng thuê cho nhà xưởng
Hợp đồng thuê nhà xưởng là một dạng hợp đồng dân sự, chịu sự điều chỉnh của nhiều quy định pháp luật hiện hành. Việc xây dựng và thực hiện hợp đồng cần tuân thủ các căn cứ pháp lý để đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên được thực hiện một cách hợp lệ, đồng thời hạn chế rủi ro và tranh chấp về sau. Các văn bản pháp luật điều chỉnh bao gồm:
- Bộ luật Dân sự năm 2015 – Quy định chung về hợp đồng thuê tài sản.
- Luật Kinh doanh bất động sản năm 2014 và Nghị định 02/2022/NĐ-CP – Quy định chi tiết các hoạt động kinh doanh cho thuê bất động sản.
- Luật Nhà ở năm 2014 – Áp dụng trong trường hợp nhà xưởng thuộc loại hình nhà ở sử dụng vào mục đích kinh doanh.
- Luật Đất đai năm 2013 – Quy định về quyền sử dụng đất và điều kiện cho thuê tài sản gắn liền với quyền sử dụng đất.
Quy định về giá thuê và thời hạn thuê nhà xưởng
Mức giá thuê nhà xưởng được xác định trên cơ sở thỏa thuận giữa các bên liên quan. Trường hợp các bên không thể đạt được sự thống nhất, giá thuê có thể được xác định bởi một bên thứ ba nếu có yêu cầu. Trong tình huống không có thỏa thuận cụ thể, mức giá sẽ được căn cứ theo giá thị trường tại thời điểm ký kết hợp đồng.
Về thời hạn thuê, các bên được quyền linh hoạt thỏa thuận phù hợp với nhu cầu sử dụng. Nếu không có điều khoản rõ ràng về thời gian thuê, mỗi bên đều có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng, với điều kiện phải thông báo cho bên còn lại trong một khoảng thời gian hợp lý nhằm đảm bảo quyền lợi và tránh gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Nguyên tắc cho thuê và thời điểm hợp đồng có hiệu lực
Việc cho thuê nhà xưởng và thời điểm hợp đồng bắt đầu có hiệu lực được quy định rõ ràng như sau:
- Nguyên tắc cho thuê: Nhà xưởng được đưa vào cho thuê phải đáp ứng các yêu cầu về chất lượng xây dựng, đảm bảo an toàn vận hành, vệ sinh môi trường và các tiện ích đi kèm, phù hợp với thiết kế kỹ thuật và mục đích sử dụng ban đầu.
- Thời điểm hiệu lực của hợp đồng: Hợp đồng thuê nhà xưởng có hiệu lực kể từ ngày được các bên thống nhất và ghi nhận rõ ràng trong nội dung hợp đồng. Trong trường hợp hợp đồng được công chứng, thời điểm hiệu lực sẽ được xác định theo ngày công chứng. Nếu không có công chứng, thời điểm có hiệu lực được tính theo thỏa thuận của các bên.
Các nội dung bắt buộc trong hợp đồng cho thuê nhà xưởng
Hợp đồng cho thuê nhà xưởng là một dạng hợp đồng cho thuê tài sản, được điều chỉnh theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, cụ thể tại Điều 398. Đồng thời, vì liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản, hợp đồng này cũng phải tuân thủ Luật Kinh doanh bất động sản năm 2014.
Một hợp đồng hợp lệ và đầy đủ phải bao gồm các nội dung cơ bản sau:
- Thông tin về tài sản cho thuê: Hợp đồng cần nêu rõ đặc điểm của nhà xưởng được cho thuê, bao gồm vị trí, diện tích, kết cấu xây dựng, hiện trạng sử dụng,… Đồng thời, tài sản này phải có đầy đủ giấy tờ pháp lý như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu công trình và không thuộc diện tranh chấp.
- Giá thuê và phương thức thanh toán: Các bên cần thỏa thuận rõ ràng về mức giá thuê, hình thức và chu kỳ thanh toán (tháng, quý hoặc năm), cùng các khoản chi phí liên quan khác nếu có. Nếu có quy định pháp luật về khung giá, việc xác định giá thuê cũng cần tuân theo đúng quy định.
- Quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia: Hợp đồng phải xác định cụ thể quyền lợi và trách nhiệm của bên cho thuê và bên thuê, bao gồm việc bảo trì, sửa chữa công trình, sử dụng nhà xưởng đúng mục đích, tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy, môi trường và an toàn lao động.
- Xử lý vi phạm hợp đồng: Nội dung này quy định rõ các trường hợp vi phạm hợp đồng và hình thức xử lý tương ứng như phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại hoặc chấm dứt hợp đồng đơn phương.
- Cơ chế giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, các bên có thể lựa chọn một trong các phương án giải quyết như: thương lượng, hòa giải, trọng tài thương mại hoặc khởi kiện tại tòa án có thẩm quyền.
- Các điều khoản bổ sung (nếu có): Bao gồm thỏa thuận về việc gia hạn hợp đồng, điều chỉnh giá thuê theo thời gian, điều kiện chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, hoặc các nội dung khác phù hợp với nhu cầu và thỏa thuận của hai bên.
Lưu ý, hợp đồng cho thuê nhà xưởng bắt buộc phải được lập thành văn bản. Mặc dù việc công chứng hoặc chứng thực không phải là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật, nhưng thực hiện các bước này sẽ giúp tăng tính pháp lý và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Những tranh chấp thường gặp trong hợp đồng thuê nhà xưởng
Tranh chấp hợp đồng thuê nhà xưởng thường phát sinh khi một bên không thực hiện đúng hoặc đầy đủ nghĩa vụ đã cam kết, gây ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của bên còn lại.
Một số hình thức tranh chấp phổ biến bao gồm:
- Tranh chấp về tư cách pháp lý của chủ thể ký hợp đồng: Bên cho thuê không có quyền cho thuê hoặc không được ủy quyền hợp pháp để ký kết hợp đồng.
- Tranh chấp liên quan đến đối tượng cho thuê: Nhà xưởng không đúng mô tả về diện tích, tình trạng thực tế hoặc không đủ điều kiện pháp lý để cho thuê.
- Tranh chấp về nghĩa vụ bảo trì, sửa chữa hoặc nâng cấp nhà xưởng: Không rõ trách nhiệm thuộc về bên nào dẫn đến tranh cãi khi phát sinh sự cố.
- Tranh chấp liên quan đến giá thuê và thời hạn thuê: Phát sinh khi có sự thay đổi giá, chậm thanh toán hoặc chấm dứt hợp đồng sớm.
- Tranh chấp liên quan đến quyền cho thuê lại: Một trong các bên tự ý cho bên thứ ba thuê lại mà không có sự đồng thuận.
- Tranh chấp về trách nhiệm bồi thường thiệt hại: Khi hợp đồng bị chấm dứt trước thời hạn, đặc biệt là trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng.
- Các tranh chấp khác phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Gợi ý những hướng xử lý tranh chấp hợp đồng thuê nhà xưởng
Trong quá trình thực hiện hợp đồng thuê nhà xưởng, nếu phát sinh tranh chấp, việc giải quyết cần đảm bảo quyền lợi hợp pháp của bên bị ảnh hưởng.
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 39 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, Tòa án nhân dân cấp huyện nơi bất động sản tọa lạc có thẩm quyền xét xử các tranh chấp liên quan đến hợp đồng cho thuê nhà xưởng.
Bên bị xâm phạm có thể đề nghị Tòa án thực hiện các biện pháp như: Tuyên bố hợp đồng dân sự vô hiệu, yêu cầu bồi thường thiệt hại, phạt vi phạm hợp đồng, hoặc chấm dứt hợp đồng một cách đơn phương theo quy định.
Trình tự giải quyết tranh chấp hợp đồng thuê nhà xưởng:
- Bước 1: Nộp đơn khởi kiện tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền theo quy định pháp luật.
- Bước 2: Tòa án xem xét hồ sơ và thụ lý vụ án nếu đáp ứng điều kiện khởi kiện.
- Bước 3: Thực hiện nghĩa vụ nộp tạm ứng án phí và cung cấp biên lai nộp án phí theo yêu cầu.
- Bước 4: Tòa án tiến hành các bước chuẩn bị xét xử, bao gồm thu thập chứng cứ, triệu tập các bên liên quan, tổ chức hòa giải nếu cần thiết.
- Bước 5: Tổ chức phiên tòa sơ thẩm: Sau khi xét xử và ra bản án, nếu một trong hai bên không đồng ý với phán quyết, có thể thực hiện quyền kháng cáo theo đúng trình tự luật định.
Việc giải quyết cần đảm bảo quyền lợi hợp pháp nếu có phát sinh tranh chấp
Thủ tục cho thuê nhà xưởng trong khu công nghiệp
Khi thực hiện thủ tục cho thuê nhà xưởng trong khu công nghiệp, doanh nghiệp cần nắm rõ các yêu cầu pháp lý và lưu ý quan trọng để tránh rủi ro. Dưới đây là những điểm cần quan tâm cho cả bên cho thuê và bên thuê:
Rủi ro tiềm ẩn từ đối tượng cho thuê nhà xưởng
Trên thị trường hiện nay, có hai nhóm chính tham gia vào hoạt động cho thuê nhà xưởng. Nhóm đầu tiên là các chủ sở hữu hợp pháp, trực tiếp nắm quyền sử dụng và khai thác nhà xưởng. Nhóm thứ hai là các đơn vị thuê lại nhà xưởng từ chủ đầu tư, sau đó tiếp tục cho bên thứ ba thuê dưới hình thức cho thuê lại.
Tuy nhiên, các đối tượng thuộc nhóm thứ hai thường không đáp ứng đủ điều kiện pháp lý để thực hiện việc cho thuê lại một cách hợp lệ. Việc giao dịch với những bên này tiềm ẩn nhiều rủi ro, do đó doanh nghiệp cần thận trọng, kiểm tra kỹ lưỡng tính pháp lý để tránh những thiệt hại không đáng có.
Cho thuê lại nhà xưởng, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ pháp lý nào?
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ pháp lý liên quan đến quyền sử dụng nhà xưởng
Doanh nghiệp cần đảm bảo có đầy đủ các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp đối với nhà xưởng dự kiến cho thuê. Hồ sơ phải thể hiện rõ nhà xưởng không thuộc diện tranh chấp, không bị kê biên thi hành án, cũng không bị hạn chế chuyển nhượng theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Trường hợp nhà xưởng đang được thế chấp, cần bổ sung văn bản chấp thuận từ tổ chức tín dụng hoặc bên nhận thế chấp trước khi tiến hành ký kết hợp đồng cho thuê.
Đăng ký và bổ sung ngành nghề kinh doanh cho thuê nhà xưởng
Trước khi thực hiện hoạt động cho thuê lại nhà xưởng, chủ sở hữu cần thực hiện thủ tục đăng ký bổ sung ngành nghề kinh doanh phù hợp theo quy định của Luật Đầu tư, Luật Kinh doanh bất động sản, cũng như các quy định liên quan đến khu công nghiệp và khu chế xuất. Việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ pháp lý theo yêu cầu.
Đảm bảo khu vực cho thuê độc lập, không ảnh hưởng đến các khu vực khác
Việc cho thuê nhà xưởng cần đảm bảo tính tách biệt trong quá trình vận hành. Điều này giúp tránh ảnh hưởng đến doanh nghiệp lân cận hoặc đến hoạt động chung của khu công nghiệp/khu chế xuất. Đồng thời, mặt bằng cho thuê phải đáp ứng được diện tích cần thiết cho các công trình phụ trợ, phục vụ sinh hoạt và làm việc của người lao động.
Nhà xưởng cho thuê cần phải đảm bảo là khu vực độc lập
Gửi thông báo đến các cơ quan và bên liên quan theo quy định
Doanh nghiệp cho thuê cần chủ động thông báo với Ban quản lý khu công nghiệp về kế hoạch cho thuê, đồng thời trao đổi, thống nhất các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật nhằm đảm bảo hoạt động của bên thuê không làm ảnh hưởng đến hệ thống chung của toàn khu.
Thiết lập hợp đồng thuê nhà xưởng minh bạch về quyền và nghĩa vụ
Mặc dù hợp đồng thuê nhà xưởng không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực, nhưng nội dung cần được xây dựng rõ ràng, minh bạch. Trong đó, cần làm rõ trách nhiệm giữa các bên liên quan đối với các vấn đề sau:
- Hệ thống xử lý và lưu lượng nước thải đấu nối vào hệ thống hạ tầng chung.
- Thu gom và xử lý chất thải rắn, chất thải nguy hại.
- Nghĩa vụ đóng góp các khoản phí bảo trì, duy tu hạ tầng và các loại phí dịch vụ khác.
- Cam kết bảo đảm chất lượng công trình nhà xưởng trong suốt thời gian cho thuê.
Lưu ý quan trọng dành cho bên thuê nhà xưởng
Ngành nghề đăng ký phải phù hợp với mục đích sử dụng nhà xưởng
Doanh nghiệp thuê nhà xưởng cần đảm bảo ngành nghề kinh doanh phù hợp với chức năng sử dụng của nhà xưởng và định hướng thu hút đầu tư tại khu công nghiệp hoặc khu chế xuất. Ngành nghề này có thể tương đồng với ngành nghề của bên cho thuê hoặc thuộc danh mục được phép hoạt động theo Giấy phép môi trường của khu vực.
Ngoài ra, tại một số địa phương, các yêu cầu bổ sung như sử dụng công nghệ tiên tiến, thân thiện với môi trường, hạn chế phát sinh nước thải, không gây ô nhiễm… cũng là điều kiện tiên quyết để được xét duyệt thuê.
Quy mô sản xuất – kinh doanh cần tương ứng với diện tích thuê
Doanh nghiệp cần xác định rõ quy mô và tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo không ảnh hưởng đến môi trường sản xuất của các đơn vị lân cận và không gây xáo trộn đến hoạt động chung của toàn khu công nghiệp/khu chế xuất
Thực hiện đầy đủ thủ tục pháp lý theo quy định pháp luật hiện hành
Sau khi ký kết hợp đồng thuê, doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thiện các thủ tục pháp lý cần thiết theo quy định pháp luật, bao gồm:
- Đăng ký Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC).
- Đăng ký chủ nguồn thải chất thải rắn nguy hại.
- Đăng ký nội quy lao động, hỗ trợ thành lập tổ chức công đoàn.
- Xây dựng và đăng ký thỏa ước lao động tập thể, thang bảng lương.
- Báo cáo khai trình và sử dụng lao động theo quy định.
Doanh nghiệp phải hoàn thiện các thủ tục pháp lý cần thiết sau khi ký hợp đồng
Một số câu hỏi liên quan
Có được phép cho thuê nhà xưởng dư thừa trong khu công nghiệp không?
Có, doanh nghiệp hoàn toàn được phép cho thuê lại nhà xưởng dư thừa trong khu công nghiệp để tối ưu chi phí, miễn là tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật liên qu
Cụ thể, việc cho thuê lại kho xưởng được xem là hoạt động kinh doanh bất động sản theo Luật Kinh doanh bất động sản 2014 và Luật Doanh nghiệp 2020. Vì vậy, doanh nghiệp muốn cho thuê nhà xưởng dư thừa phải:
- Đăng ký ngành nghề kinh doanh bất động sản trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Duy trì đủ điều kiện kinh doanh bất động sản trong suốt quá trình hoạt động.
- Doanh nghiệp thuê lại cần có văn bản đồng ý của bên cho thuê chính (chủ đầu tư khu công nghiệp), nội dung này cần có trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng thuê ban đầu.
- Kho xưởng cho thuê lại phải có hồ sơ pháp lý đầy đủ, không có tranh chấp, không bị kê biên hoặc thi hành án. Nếu đang thế chấp, cần có sự chấp thuận của bên nhận thế chấp.
- Hợp đồng cho thuê cần quy định rõ về trách nhiệm xử lý nước thải, duy tu hạ tầng, chất lượng công trình và môi trường, tránh phát sinh rủi ro pháp lý sau này.
- Bên thuê lại phải sử dụng nhà xưởng đúng mục đích đã được phê duyệt, thể hiện trong giấy tờ pháp lý liên quan đến quyền sử dụng đất và hợp đồng thuê đất ban đầu.
Hợp đồng thuê nhà xưởng có phải công chứng không?
Theo quy định hiện hành, hợp đồng thuê nhà xưởng không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.
Cụ thể, căn cứ theo điểm b khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai 2013 và khoản 2 Điều 17 Luật Kinh doanh bất động sản 2014, các hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (bao gồm nhà xưởng, kho bãi) chỉ cần lập thành văn bản, việc công chứng hay chứng thực là không bắt buộc, và sẽ phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa các bên.
Nếu các bên không có yêu cầu hoặc thỏa thuận riêng về công chứng, thì hợp đồng thuê nhà xưởng vẫn có giá trị pháp lý mà không cần công chứng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định như giao dịch giá trị lớn, thời hạn thuê dài, hoặc để tránh tranh chấp sau này, các bên vẫn nên cân nhắc việc công chứng để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch.
Lời kết
Thuê nhà xưởng không chỉ là giao dịch bất động sản đơn thuần mà còn liên quan mật thiết đến chiến lược phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ thủ tục và soạn thảo hợp đồng thuê minh bạch, đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm hoạt động và tối ưu hiệu quả đầu tư. Đừng bỏ qua bất kỳ bước nào để đảm bảo một quá trình thuê/ cho thuê an toàn và hợp pháp. Cảm ơn quý bạn đọc đã theo dõi toàn bộ bài viết trên của KTG Industrial, hy vọng các bạn đã có được những thông tin hữu ích nhất!
