Hoàn công nhà xưởng là bước cuối cùng trong quá trình xây dựng tại khu công nghiệp. Đây là thủ tục pháp lý cần thiết để công trình được công nhận, đủ điều kiện đưa vào sử dụng hợp pháp.
Trong năm 2025, với những điều chỉnh và quy định mới của pháp luật xây dựng, việc nắm rõ thủ tục hoàn công giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro, chậm trễ không đáng có. Bài viết dưới đây, KTG Industrial sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ, cũng như những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục hoàn công nhà xưởng trong khu công nghiệp.
Căn cứ pháp lý để tiến hành thủ tục hoàn công nhà xưởng
Để đảm bảo việc hoàn công nhà xưởng được tiến hành đúng theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp cần tham khảo và tuân thủ các văn bản pháp lý sau đây:
- Luật Xây dựng năm 2014.
- Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Xây dựng năm 2020.
- Nghị định số 06/2021/NĐ-CP: Quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng, thi công và bảo trì công trình xây dựng.
- Nghị định số 15/2021/NĐ-CP: Quy định chi tiết một số nội dung về quản lý dự án đầu tư xây dựng.
- Thông tư số 10/2021/TT-BXD: Hướng dẫn một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 06/2021/NĐ-CP.
- Thông tư số 06/2021/TT-BXD: Quy định về phân cấp công trình xây dựng và hướng dẫn áp dụng trong quản lý hoạt động đầu tư xây dựng.
- Tuân thủ các văn bản pháp lý để tiến hành hoàn công nhà xưởng theo đúng quy định
Quy trình làm thủ tục hoàn công nhà xưởng
| Các bước thực hiện thủ tục | Nội dung |
| 1. Chuẩn bị hồ sơ | Giấy phép xây dựng, hợp đồng thi công, bản vẽ thiết kế, biên bản nghiệm thu, giấy tờ pháp lý doanh nghiệp. |
| 2. Lập bản vẽ hoàn công | Bản vẽ phản ánh đúng hiện trạng thực tế, có chữ ký của nhà thầu, tư vấn giám sát và chủ đầu tư. |
| 3. Nộp hồ sơ hoàn công | Gửi hồ sơ tới Sở Xây dựng hoặc Ban Quản lý KCN tùy theo thẩm quyền. |
| 4. Thẩm định & xác nhận | Cơ quan chức năng kiểm tra, ban hành văn bản xác nhận công trình đã hoàn công. |
Bước 1: Thu thập và chuẩn bị hồ sơ hoàn công nhà xưởng
Theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 06/2021/NĐ-CP, chủ đầu tư có trách nhiệm lập hồ sơ hoàn công cho công trình nhà xưởng. Bộ hồ sơ này bao gồm 3 nhóm tài liệu chính sau:
1. Nhóm hồ sơ về chuẩn bị đầu tư và hợp đồng xây dựng:
- Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng nhà xưởng trong khu công nghiệp.
- Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi hoặc báo cáo kinh tế – kỹ thuật.
- Văn bản thẩm định và ý kiến từ các cơ quan chức năng về dự án.
- Giấy chứng nhận hoặc quyết định cho thuê/giao đất (nếu là chủ đầu tư KCN).
- Hợp đồng thuê đất trong KCN (nếu là doanh nghiệp thuê đất).
- Giấy phép xây dựng.
- Hợp đồng xây dựng với nhà thầu.
- Hóa đơn tài chính hoặc tài liệu chứng minh năng lực tài chính của chủ đầu tư.
- Quyết định chủ trương đầu tư và báo cáo tiền khả thi (nếu có).
- Phương án bồi thường, giải phóng mặt bằng và tái định cư (nếu có).
- Các tài liệu khác có liên quan trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư (nếu có).
2. Nhóm hồ sơ về khảo sát và thiết kế xây dựng:
- Hồ sơ khảo sát xây dựng công trình.
- Văn bản nghiệm thu kết quả khảo sát, thiết kế từ cơ quan có thẩm quyền.
- Hồ sơ thiết kế kỹ thuật: kết quả thẩm định và quyết định phê duyệt thiết kế.
- Các tài liệu liên quan khác trong giai đoạn khảo sát, thiết kế (nếu có).
3. Nhóm hồ sơ quản lý chất lượng trong thi công:
- Bản vẽ hoàn công cùng danh mục bản vẽ.
- Danh sách các thay đổi thiết kế khi thi công kèm văn bản chấp thuận.
- Kế hoạch kiểm tra chất lượng thi công.
- Hồ sơ quản lý chất lượng thiết bị lắp đặt trong nhà xưởng.
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình.
- Kết quả đo đạc, quan trắc trong quá trình thi công (nếu có).
- Biên bản nghiệm thu từng phần, từng giai đoạn thi công (nếu có).
- Kết quả thí nghiệm đối chứng, kiểm định chất lượng (nếu có).
- Tài liệu về quy trình vận hành, bảo trì công trình (nếu có).
- Văn bản chấp thuận liên quan đến PCCC, môi trường,… từ cơ quan có thẩm quyền (nếu có).
- Hồ sơ xử lý sự cố, tồn đọng trong quá trình thi công (nếu có).
- Các tài liệu phát sinh khác trong giai đoạn này (nếu có).
Bên cạnh các loại giấy tờ bắt buộc theo quy định, doanh nghiệp cũng nên chủ động chuẩn bị thêm một số tài liệu để hỗ trợ quá trình hoàn công diễn ra thuận lợi. Các tài liệu cần chuẩn bị thêm bao gồm: Đơn xin hoàn công, Tờ khai lệ phí trước bạ và Đơn đề nghị đăng ký biến động tài sản.
Thực tế cho thấy, hồ sơ hoàn công nhà xưởng thường khá phức tạp với nhiều loại giấy tờ cần thiết. Vì vậy, việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh việc phải bổ sung hay chỉnh sửa nhiều lần.
Một điểm cần lưu ý là doanh nghiệp có thể tiến hành chuẩn bị hồ sơ hoàn công song song trong quá trình thi công nhà xưởng. Cách làm này không chỉ giúp kiểm soát đầy đủ giấy tờ cần thiết mà còn rút ngắn đáng kể thời gian hoàn tất thủ tục ngay khi công trình hoàn thành.
Hợp đồng cho thuê đất là một trong những giấy tờ cần thiết khi chuẩn bị hồ sơ
Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ cho cơ quan chức năng
Chủ đầu tư cần tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan chức năng có thẩm quyền. Đối với loại hình công trình như nhà xưởng, khu công nghiệp hay nhà máy, hồ sơ sẽ được gửi đến Ban Quản lý Đầu tư và Xây dựng để giải quyết.
Những trường hợp cần nộp hồ sơ hoàn công:
- Công trình xây dựng mới hoặc xây tạm nhà xưởng.
- Công trình có sự thay đổi về kiến trúc hoặc kết cấu do sửa chữa, cải tạo.
Bước 3: Quá trình xử lý hồ sơ
Ngay khi tiếp nhận hồ sơ hoàn công từ chủ đầu tư nhà xưởng, bộ phận tiếp nhận sẽ tiến hành kiểm tra nhằm đảm bảo hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ.
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ: Hồ sơ sẽ được hoàn trả để doanh nghiệp bổ sung các tài liệu còn thiếu.
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Cán bộ tiếp nhận sẽ lập biên nhận và thông báo thời gian trả kết quả.
Tiếp đến, Ban Quản lý Đầu tư và Xây dựng sẽ thực hiện các bước xử lý:
- Thẩm định hồ sơ: Kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ. Đối chiếu thực tế công trình với nội dung trong hồ sơ để đảm bảo tính chính xác.
- Phê duyệt hoàn công: Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu và công trình đạt điều kiện đưa vào sử dụng, Ban Quản lý sẽ ban hành quyết định chấp thuận hoàn công.
- Trả kết quả: Doanh nghiệp sẽ đến nhận kết quả hoàn công theo đúng lịch hẹn.
Quy trình xử lý thủ tục hoàn công trải qua thẩm định hồ sơ, phê duyệt và trả kết quả
Bước 4: Thanh toán lệ phí hoàn công nhà xưởng và lấy kết quả
Sau khi hồ sơ được xử lý xong và trước khi nhận kết quả trả đến doanh nghiệp, chủ đầu tư cần thanh toán các khoản lệ phí liên quan đến quá trình hoàn công. Đến thời điểm giải quyết như đã hẹn, doanh nghiệp sẽ đến cơ quan chức năng để nhận kết quả và tiếp tục các thủ tục tiếp theo để đưa nhà xưởng vào hoạt động.
Các khoản chi phí trong quá trình hoàn công bao gồm:
- Lệ phí trước bạ: Khoản phí bắt buộc, nộp tại cơ quan quản lý nhà nước khi tiến hành hoàn công công trình.
- Thuế xây dựng cơ bản: Bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế thu nhập doanh nghiệp. Hai loại thuế này có thể do nhà thầu đóng hoặc chuyển sang cho chủ đầu tư trong trường hợp không có hợp đồng với nhà thầu.
- Chi phí khác: Bao gồm các khoản như chi phí lập bản vẽ hoàn công, phí thẩm định hiện trạng công trình,… Các khoản này không cố định, có thể thay đổi tùy thuộc vào giá trị hợp đồng và yêu cầu cụ thể từ phía chủ sở hữu.
Sau khi hoàn tất tất cả các thủ tục, nhà xưởng sẽ chính thức đủ điều kiện để đi vào hoạt động sản xuất và kinh doanh.
Thời gian thực hiện thủ tục hoàn công nhà xưởng mất bao lâu?
Hiện nay, chưa có quy định pháp lý cụ thể nào về thời gian chính xác để hoàn thành thủ tục hoàn công nhà xưởng. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể ước lượng thời gian dựa trên các bước thực hiện như sau:
- Đo đạc hiện trạng công trình: Thời gian thực hiện thường mất khoảng 7 ngày.
- Thẩm định tính hợp lệ của hồ sơ: Trung bình kéo dài từ 3 tuần đến 1 tháng, tùy thuộc vào quy trình xử lý của từng địa phương.
- Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Ban Quản lý Đầu tư và Xây dựng KCN sẽ phản hồi bằng văn bản, nêu rõ lý do trong vòng 15 ngày.
- Thực hiện nghĩa vụ tài chính (nộp thuế): Diễn ra trong khoảng 7–10 ngày. Sau khi hồ sơ được xác nhận hợp lệ, cơ quan thuế sẽ ra thông báo về mức thuế và doanh nghiệp sẽ hoàn tất việc nộp thuế theo quy định.
Tổng thời gian ước tính để hoàn tất thủ tục hoàn công nhà xưởng là khoảng 45 ngày.
Lưu ý: Thời gian thực tế còn tùy thuộc tốc độ xử lý của Ban Quản lý và Xây dựng KCN địa phương, đặc biệt trong các giai đoạn cao điểm hoặc khi cần kiểm tra hiện trường.
Thời gian thực hiện thủ tục hoàn công nhà xưởng thường mất khoảng 45 ngày
Hoàn công nhà xưởng cần những hồ sơ gì?
Hồ sơ hoàn công nhà xưởng là thủ tục quan trọng để nghiệm thu và đưa công trình vào sử dụng hợp pháp. Dưới đây là bảng thống kê các loại hồ sơ cần chuẩn bị, gồm hai nhóm chính: hồ sơ quản lý chất lượng và hồ sơ pháp lý:
| Bộ hồ sơ về quản lý chất lượng | Bộ hồ sơ pháp lý |
| – Bản vẽ hoàn công.
– Nhật ký thi công. – Chứng từ thiết bị, vật liệu, vật tư sử dụng. – Biên bản nghiệm thu công tác thực hiện xây dựng. – Biên bản nghiệm thu công tác đưa vào sử dụng. |
– Mẫu đơn xin hoàn công.
– Đánh giá tác động đến môi trường. – Giấy phép xây dựng, giấy phép thi công – Giấy thông báo khởi công. – Chứng chỉ PCCC. – Hồ sơ chứng nhận đăng ký của chủ đầu tư. – Hồ sơ đăng ký kinh doanh của chủ đầu tư. – Hồ sơ năng lực của các đơn vị tham gia xây dựng (nhà thầu, tư vấn giám sát, ban quản lý dự án). – Biên bản quyết định thành lập ban chỉ huy trưởng. – Bằng cấp/chứng chỉ của toàn bộ cán bộ thi công. |
Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục hoàn công nhà xưởng
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục hoàn công do thiếu thông tin hoặc chuẩn bị chưa đầy đủ. Để quá trình này diễn ra suôn sẻ và đúng quy định, dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà chủ đầu tư cần nắm rõ:
1. Chuẩn bị hồ sơ hoàn công song song với quá trình thi công:
Để tránh mất thời gian và đảm bảo thủ tục hoàn công diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên tiến hành chuẩn bị hồ sơ hoàn công ngay trong quá trình thi công. Việc này giúp kiểm soát tốt tiến độ, chất lượng cũng như lưu trữ đầy đủ các chứng từ, biên bản nghiệm thu liên quan, là những tài liệu quan trọng khi nộp hồ sơ hoàn công.
2. Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan:
Quá trình hoàn công nhà xưởng thường có sự tham gia của nhiều bên như: chủ đầu tư, đơn vị thiết kế, đơn vị thi công, giám sát công trình,… Mỗi bên đều có vai trò nhất định và cần thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình. Chẳng hạn:
- Đơn vị thi công chịu trách nhiệm thi công đúng thiết kế, lập biên bản nghiệm thu từng hạng mục.
- Giám sát công trình kiểm tra chất lượng, xác nhận từng giai đoạn.
- Chủ đầu tư tổng hợp hồ sơ, đối chiếu thực tế và thực hiện các thủ tục pháp lý.
Việc phối hợp chặt chẽ giữa các bên sẽ giúp quá trình hoàn công diễn ra suôn sẻ và đúng quy định.
3. Nghiệm thu công trình trước khi lập hồ sơ hoàn công:
Nghiệm thu là bước bắt buộc trước khi lập hồ sơ hoàn công. Các hạng mục công trình cần được nghiệm thu đầy đủ từ phần móng, khung kết cấu đến hệ thống điện, nước, PCCC,… Các biên bản nghiệm thu này sẽ là căn cứ pháp lý để hoàn thiện hồ sơ hoàn công.
Chỉ khi công trình được nghiệm thu đạt yêu cầu, chủ đầu tư mới có thể tiến hành lập hồ sơ hoàn công để nộp cho cơ quan quản lý có thẩm quyền.
Cần lưu ý thực hiện nghiệm thu trước khi hoàn công nhà xưởng
Một số câu hỏi thường gặp
Thế nào là hoàn công nhà xưởng?
Hoàn công nhà xưởng là bước cuối cùng trong quá trình xây dựng, bao gồm việc hoàn tất các thủ tục pháp lý và hồ sơ liên quan sau khi công trình đã được thi công xong. Đây là giai đoạn thực hiện kiểm tra, nghiệm thu chất lượng công trình và lập hồ sơ hoàn công để trình nộp lên cơ quan có thẩm quyền nhằm xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Hoàn công đóng vai trò quan trọng trong việc hợp pháp hóa hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, giúp giảm thiểu các rủi ro pháp lý và đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định của pháp luật hiện hành.
Hoàn công nhà xưởng có quan trọng không?
Hoàn công nhà xưởng không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà còn mang ý nghĩa quan trọng đối với nhiều bên liên quan, bao gồm chủ đầu tư, nhà thầu và các cơ quan quản lý nhà nước.
- Đối với chủ đầu tư: Giấy chứng nhận hoàn công là cơ sở pháp lý xác nhận quyền sở hữu hợp pháp đối với công trình, đồng thời đảm bảo rằng nhà xưởng đã được xây dựng đúng thiết kế, đạt tiêu chuẩn chất lượng và an toàn như cam kết. Đây cũng là điều kiện bắt buộc để đưa nhà xưởng vào khai thác và sử dụng một cách hợp pháp.
- Về phía nhà thầu: Việc hoàn công là căn cứ để chủ đầu tư thanh toán các chi phí còn lại, đồng thời là minh chứng cho năng lực thi công đúng tiến độ và chất lượng, từ đó góp phần nâng cao uy tín trong ngành.
- Đối với cơ quan quản lý: Hồ sơ hoàn công giúp họ nắm bắt tình hình xây dựng trên địa bàn, đảm bảo công trình tuân thủ đúng các quy định pháp luật, đồng thời là cơ sở để thực hiện công tác kiểm tra, giám sát việc sử dụng và vận hành công trình. Ngoài ra, quá trình này còn giúp phát hiện và xử lý kịp thời những vi phạm pháp luật trong lĩnh vực xây dựng, góp phần đảm bảo trật tự và an toàn xây dựng chung.
Nhà xưởng xây sai phép có được hoàn công không?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 98 Luật Xây dựng năm 2014, các trường hợp buộc phải điều chỉnh giấy phép xây dựng khi xảy ra xây dựng sai phép bao gồm:
- Có sự thay đổi về kiến trúc mặt ngoài của công trình tại khu vực có yêu cầu kiến trúc đặc thù.
- Thay đổi các yếu tố như vị trí xây dựng, quy mô công trình, diện tích xây dựng, số tầng, chiều cao,…
- Điều chỉnh thiết kế bên trong khiến ảnh hưởng đến an toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC), tiêu chuẩn môi trường,…
Với những thay đổi thuộc các trường hợp kể trên, công trình nhà xưởng được xác định là xây sai phép và không thể hoàn công nếu không có sự điều chỉnh hợp lệ. Trong trường hợp này, chủ đầu tư bắt buộc phải làm thủ tục điều chỉnh giấy phép xây dựng và được cơ quan chức năng phê duyệt thì mới có thể tiếp tục hoàn công. Nếu không điều chỉnh theo quy định, nhà xưởng còn có nguy cơ bị tháo dỡ.
Tuy nhiên, theo khoản 17 Điều 16 Nghị định 16/2022/NĐ-CP: Các công trình có sự thay đổi so với nội dung giấy phép xây dựng nhưng không thuộc các trường hợp bắt buộc phải điều chỉnh giấy phép (như đã nêu trên), thì sẽ không bị coi là hành vi xây dựng sai phép. Điều đó có nghĩa là, nếu không thuộc diện sai phép, chủ đầu tư vẫn có thể thực hiện hoàn công bình thường.
Tóm lại, nếu doanh nghiệp hoặc chủ đầu tư có thay đổi thực tế so với giấy phép đã cấp, cần xem xét kỹ để xác định mình có đang nằm trong trường hợp xây sai phép hay không. Từ đó có hướng xử lý phù hợp nhằm đảm bảo việc hoàn công đúng quy định pháp luật.
Lời kết
Thủ tục hoàn công nhà xưởng trong khu công nghiệp tuy không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành. Việc chủ động trong quá trình thi công, phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan và nghiệm thu đúng quy trình sẽ giúp rút ngắn thời gian hoàn công và đưa công trình vào hoạt động hiệu quả.
Nắm vững các bước trong năm 2025 sẽ là chìa khóa để doanh nghiệp triển khai dự án một cách chuyên nghiệp và hợp pháp. Cảm ơn quý bạn đọc đã theo dõi toàn bộ bài viết trên của KTG Industrial, hy vọng quý bạn đọc đã nắm được những thông tin hữu ích nhất về thủ tục hoàn công nhà xưởng trong khu công nghiệp năm 2025.
